Ohne Meeting-Regeln wird jedes Meeting zum Erfolg. Es kann nichts schief gehen, weil es keine Kriterien für ein gutes Meeting gibt. Das gilt umso mehr in Zeiten einer Krise. Sei es eine Pandemie, eine Finanzkrise oder auch “nur” eine Krise des Unternehmens.
Und die Regeln gelten online, wie offline!
Auf den ersten Blick schränken Regeln natürlich die Freiheit des Einzelnen ein. Es ist für jeden schwieriger seine eigene Persönlichkeit im Meeting auszuleben.
Eine schöne mögliche Regel besagt, dass die Handys während des Meetings ausgeschaltet bleiben und vom Tisch verschwinden um dem “iPhone-Effekt” (1) vorzubeugen.
Das nimmt Teilnehmern die Freiheit, zwischendurch aufs Handy zu schauen. Vielleicht ist es ihnen einfach langweilig oder sie wollen Desinteresse signalisieren. Oder sie wollen einfach bewusst oder unbewusst unhöflich sein. Oder sie haben sich nicht vorbereitet und müssen durch die Emails scrollen, bis ihnen etwas ins Auge springt, über das sie reden wollen.
Diese Freiheit nehme ich als Manager gerne!
Der Sinn von Meeting-Regeln
Meeting-Regeln sollen helfen, das Meeting effektiv (und effizient) zu gestalten. Und durch das Explizitmachen der Regeln und dadurch dass alle Teilnehmer sich darauf verpflichten schaffen die Regen den Freiraum für gute Meetings.
Wenn die Meeting-Regeln, die ausgedruckt an der Wand hängen, vor dem Meeting nochmal kurz erwähnt werden hilft das dem Moderator erfolgreich zu sein. Und es hilft auch den anderen Teilnehmern diese Regeln einzufordern.
Einige Regeln können für viele Arten von Meetings gelten. Andere sind so speziell, dass sie nur für diese eine Art von Meeting geeignet sind. Regeln können sich also auch der Art und dem Zweck des Meetings anpassen.
Beispiele für Meeting-Regeln
Einige Beispiele, die bei fast allen Meeting gelten könnten:
- Eingeladen wird grundsätzlich mit einer Agenda, in der auch der Sinn und das Ziel des Meeting beschrieben wird.
- es werden nur die Teilnehmer eingeladen, die etwas zu dem Erfolg des Meetings beitragen können oder die für eine Entscheidung notwendig sind
- das Meeting fängt pünktlich an
- das Meeting hört pünktlich auf
- die Teilnahme ist verpflichtend – sollte jemand auf Reisen sein, kommt sie per Video dazu
- Keine Witze zu Lasten anderer Teilnehmer
- Zwischen Meetings gibt es Logistikzeiten (von einem Raum zum anderen kommen)
- Bio-Breaks einplanen
- Handys aus
- Nur einer redet – die anderen lassen ausreden und hören im Besten Fall sogar zu
- Parkplatz einrichten
- Die Aufgaben aus dem Meeting werden am Flipchart gesammelt: Wer macht was bis wann?
Beispiele für andere Regeln
Besondere Meetings brauchen vielleicht auch besondere Regeln. Hier ein paar Möglichkeiten:
- Jeder Teilnehmer bereitet ein PPP Update vor
- ein CO2-Warner steht bereit um auf notwendiges Lüften hinzuweisen
- Teilnehmer kommen nur für spezielle Agenda-Punkte bei Bedarf dazu
- Keine Elektronik im Raum – nur Papier zum schreiben
- Niemand darf seine Präsentation delegieren
Spezielle Regeln
Und dann gibt es noch ganz spezielle Regeln:
- strenge Vertraulichkeit, alles was in dem Raum besprochen wird bleibt in dem Raum (wie bei der Entrepreneur’s Organization)
- Jede Minute zu spät kommen kostet 5 Euro
- Jeder hat pro Jahr bei einem monatlichen Meeting einen kostenlosen Joker, ein weiterer Joker kostet 300 Euro – danach ist man draußen.
Noch mehr Struktur
Mit dem PPP-Update habe ich schon ein Tool beschrieben, mit dem jeder Teilnehmer den anderen strukturiert über seine Erfolge, Herausforderungen der letzten Woche und den Plänen für die nächste Woche berichten kann.
In einem Buch (2) gab es noch die wöchentlichen Bewertungsregeln: Jeder Teilnehmer markiert in seinem Plan, seinen Status, seinen Ausblick und andere Themen, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen in rot/gelb/grün für gut/bedenklich/schlecht.
Damit wird für jeden sichtbar, ob die Dinge besser werden.
… und online?
Online – ob mit skype, zoom, whereby oder teams – gelten die gleichen Regeln – die Einhaltung ist nur wichtiger.
Neulich hatte ich wieder ein Meeting mit sechs Unternehmerinnen und Unternehmern. Tagesaktuell ging es um die Herausforderungen mit Corona, Umsatzeinbrüche, Kommunikation an die Mitarbeiter und staatliche Forderungen.
Durch unsere strengen Meetingregeln sind wir schnell und konsequent durch alle Themen gekommen. Jeder konnte wichtige Impulse mitnehmen und das ganze ging ohne Drama und Hektik ab.
Und wir waren sogar schneller fertig.
Einige praktische Tipps:
- Höflichkeit:
- Lächeln 🙂 wo ist die Kamera?
- aus dem Bild gehen ist wie in einem offline-Meeting aus dem Raum zu gehen
- Kurzfassen!
- Nicht ablenken lassen – Handy aus, Emails aus, Slack aus ….
- achte auf gute Videoqualität:
- Gesicht mit Lächeln gut beleuchtet
- nicht in die Nasenlöcher filmen
- rasieren und ordentlich anziehen nicht vergessen
- helle Fenster im Hintergrund vermeiden – sonst wird das Gesicht automatisch abgedunkelt
- die Zimmerecke oben rechts ist interessant, trotzdem lieber gerade in die Kamera schauen
- wenn die Internetverbindung hakt, Video aus
- achte auf gute Tonqualität:
- Mikrophon verwenden oder Headset
- manche Headsets machen Geräusche, wenn das Mikrophone am Kragen entlang schrubbt
- Hintergrundgeräusche vermeiden
- “Bitte Nicht Stören” an die Tür hängen
- Mute-Knopf nutzen wenn ich nicht spreche
- achte auf gute Netzwerkverbindung und Bandbreite:
- bei wichtigen Meetings aus dem Homeoffice herrscht bei uns zuhause Netflix-Verbot
- andere Fenster und Verbindungen schließen
- Sonstiges:
- Auf dem Sofa sitzen mit dem Laptop auf dem Schoss macht ein dickes Doppelkinn
- Mit dem Laptop oder dem Handy in der Hand durch die Wohnung laufen führt zu Schwindelanfällen bei anderen Teilnehmern
Wie führe ich das ein?
Wenn Du ein neues Meeting einführst ist es am einfachsten. Auf der Agenda für das erste Meeting steht einfach ganz oben:
- Punkt 1: Meeting-Regeln
Du stellst die folgende Frage in die Runde: “Wie wollen wir in diesem Meeting zusammenarbeiten und welche Regeln wollen wir uns dafür geben?“ und lässt die Teilnehmer antworten. Die Antworten kommen an das Flipchart und im Nu sind alle Regeln gesammelt. Wenn Dir noch etwas wichtiges fehlt, nennst Du es und schreibst es auf.
“Können wir uns darauf einigen? Ja? Dann sind das ab sofort die Regeln für dieses Meeting”
“Und ich bitte jeden von Euch, diese Regeln einzuhalten und andere auf die Einhaltung hinzuweisen – Danke”
Widerstand?
Wenn es Widerstand gibt hilft auch ein Tipp aus (2):
„Wenn Du Dich an diese Regeln nicht halten willst, ist das Deine Wahl. Du bist deswegen kein schlechter Mensch. Es bedeutet nur, dass Du nicht mehr Teil dieses Teams bist“.
Kein Schreien, keine Drohung, kein Theater.
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(1) Shalini Misra, Lulu Cheng, Jamie Genevie und Miao Yuan „The iPhone Effect: The Quality of In-Person Social Interactions in the Presence of Mobile Devices“ in Environment and Behaviour, Juli 2014
(2) Marshall Goldsmith „Triggers: Sparking positive language and making it last“
Bildnachweis:
“Grillstand”: giftgruen / photocase.de
“Bitte nicht stören”: Christian Kohlhof
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Christian Kohlhof ist der MentorCoach. Sein Purpose ist es Unternehmern zu helfen mit ihren schnell wachsenden Unternehmen ihre Ziele zu erreichen – mit Hilfe ihrer Mitarbeiter.