Wenn es ein Ziel von Management ist, Ergebnisse zu erzielen dann ist es auch eine gute Idee laufend über die Zielerreichung zu sprechen. Ein gutes Tool dafür ist das PPP Update:
- Progress
- Problems
- Plans
Ich habe das Tool schon einige Jahre im Einsatz. So haben wir das bei chicco di caffe für die wöchentlichen Teammeetings und die Daily Huddles genutzt.
Bei der Entrepreneurs’ Organization nutzen wir das PPP Update im Board und in abgewandelter Form auch in den Accelerator-Meetings.
Progress
Was habe ich seit dem letzten Meeting getan um meinen Zielen näher zu kommen, diese zu erreichen und gute Ergebnisse zu erzielen?
Die Frage hilft jedem sich wieder mit den eigenen Zielen auseinanderzusetzen. Und das schon in der Vorbereitung auf das Meeting.
Wenn jeder sich das erst spontan im Meeting überlegt, kommen oft nicht die wichtigen Sachen raus, sondern die Dinge, die gerade in der letzten Email aktuell waren, oder die in der letzten Whatsapp standen.
Es hilft auch zu reflektieren, ob ich überhaupt an meinen Zielen gearbeitet habe – was waren die eigentlich nochmal? – oder ob ich meine Arbeitszeit irgendwie anders verdaddelt habe.
Meine Kollegen wissen durch mein Update, wie weit ich schon gekommen bin. Und auch ich kann den Rückblick nutzen um nicht nur an die unerledigten Aufgaben in der Zukunft denken, sondern auch ein Gefühl zu kriegen, was ich schon erreicht habe.
Problems
Was hindert mich daran meinen Zielen näher zu kommen oder bessere Ergebnisse zu erzielen?
Manchmal komme ich einfach nicht voran. Manchmal weiß ich woran es liegt, manchmal weiß ich es nicht.
Dadurch, dass ich es formuliere denke ich gezielt darüber nach und komme so schon oft zu einer Lösung. Falls nicht kann ich formulieren, von wem ich wofür gerne Hilfe hätte. Und wenn ich dafür ein Coaching benötige um mir selber klar zu werden – wo brauche ich Hilfe oder Unterstützung?
Durch die Regelmäßigkeit der Updates in jedem Meeting, kann ich solche Probleme schnell identifizieren. Ansonsten könnte ein ganzes Projekt in Verzug geraten.
Plans
Was sind meine konkreten Pläne morgen oder in der nächsten Woche um meinen Zielen näher zu kommen und um meine Ergebnisse zu erzielen?
Wenn meine Kollegen wissen, was ich vorhabe können sie mich vielleicht unterstützen oder ich sie.
In einem Meeting sagte ein Mitarbeiter von mir “ich fahre übermorgen zu unserem Kunden nach Stuttgart” worauf ein anderer sagte “das ist klasse, dann muss ich da nicht hin; könntest Du bitte bei ihm auch das folgende Thema für mich ansprechen?” (*)
Als Manager kann ich das nutzen um auch die kurzfristigen Ziele meiner Mitarbeiter mit meinen Zielen abzugleichen.
- geht das alles in die gleiche Richtung?
- sind das die richtigen Prioritäten?
Schriftliches PPP Update
Jeder Teilnehmer stellt sein Update vor dem Meeting schriftlich in ein Tool ein. Vor dem Meeting bedeutet, dass die Updates wirklich vor dem Meeting da drin stehen und lesbar sind.
Als Moderator lege ich das fest:
- 24 h vorher ist hilfreich bei monatlichen Meetings, bei denen die Updates ausführlich und inhaltsschwer sind – jeder Teilnehmer hat dann vor dem Meeting alle Updates gelesen und sich dazu Fragen, Anmerkungen oder Hilfestellungen notiert.
- 1 h vorher bei wöchentlichen Meetings – alle Teilnehmer haben sich dazu eine Zeit im Kalender geblockt um die Updates durchzuarbeiten.
- 15 Minuten vorher – das Meeting beginnt für alle pünktlich und in den ersten 5-10 Minuten des Meeting liest jeder die Updates der anderen.
Falls die Updates von Mitarbeitern nicht rechtzeitig eingestellt werden gibt es Feedforward.
Einige der Tools, die ich dafür schon benutzt habe sind:
- Trello
- Slack
- dropbox
- google drive
Alle sind zu Beginn des Meetings auf dem gleichen Wissenstand, wissen ob jemand feststeckt oder morgen bei einem Kunden sein wird, für den ich auch noch ein Thema habe ….
Die PPP Fragerunde
Nachdem alle Teilnehmer des Meetings die Updates eingestellt haben, lesen sie die Updates der anderen.
Das Meeting beginnt dann mit einer Frage- und Verständnisrunde. Jeder hat die Möglichkeit Fragen zu stellen, zu verstehen, woran die anderen arbeiten. Dadurch kann jeder auch jedem Hilfe anbieten oder Unterstützung anbieten.
Dabei ist wichtig, dass die Themen möglichst nicht gleich gelöst werden. Dies geschieht nach dem Meeting.
Mündliches PPP Update
Alternative für Daily Huddles: Jeder stellt sein Update in maximal mündlich 30-60 Sekunden vor.
Danach darf jeder Verständnisfragen stellen. Jeder darf jeden fragen.
Probleme werden nicht gleich gelöst, sondern kurz nach dem Meeting bilateral besprochen oder gelöst.
Im Idealfall hat niemand nach dem Daily Huddle eine direkten Anschlusstermin, so dass dafür auf jeden Fall Zeit bleibt.
Wie starten?
Das PPP Update als Management Tool ist einfach einzuführen.
Im nächsten Teammeeting kannst Du einfach das erzählen, was Du hier gelesen hast. Oder lass es die Mitarbeiter einfach selber lesen.
Ein Mitarbeiter bekommt die Aufgabe dafür ein Online-Tool einzurichten. Und schon geht es los.
Du wirst erstaunt sein, wie gut das funktioniert und wie die Mitarbeiter es lieben werden.
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(*) so etwas sollte natürlich nicht passieren, da es zeigt, dass die Verantwortlichkeiten im Unternehmen noch nicht richtig verteilt sind und die Kommunikationsprozesse noch nicht reif sind. Und so ist das im echten Leben bei Start-Ups ….
Bildnachweis: sajola / photocase.de
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Christian Kohlhof ist der MentorCoach. Sein Purpose ist es Unternehmern zu helfen mit ihren schnell wachsenden Unternehmen ihre Ziele zu erreichen – mit Hilfe ihrer Mitarbeiter.