Das wöchentliche Check In mit jedem Mitarbeiter ist ein erstaunliches Werkzeug – nachdem ich es ca. 2009 eingeführt hatte ist folgendes passiert:
- meine Mitarbeiter wurden produktiver
- die Mitarbeiter, die ich haben wollte, wollten auch bei mir bleiben
- meine Managementaufgabe war zu 80 % an einem Vormittag erledigt
- mein Unternehmen wurde erfolgreich
- ich hatte deutlich mehr und längere zusammenhängende Zeiten, in denen ich am Unternehmen arbeiten konnte.
Wie war das vorher?
Bevor ich die wöchentlichen Check Ins eingeführt habe, waren solche Dinge an der Tagesordnung:
- Eine Mitarbeiterin kamt immer wieder mit Fragen zu mir, was zu ständigen Unterbrechungen meiner Arbeitszeit führte (“Hast Du mal 5 Minuten?”)
- Meine Mitarbeiter delegierten Aufgaben an mich zurück und ich nahm diese auch noch an (“Der Affe auf der Schulter”)
- Das Unternehmen wirkt chaotisch (“Bin ich denn hier die Feuerwehr?”)
- Mitarbeiter kündigen unerwartet
- Ich fühlte mich wie ein Kindergärtner
- Ich dachte ich müsste du alles selbst erledigen (“Das mache ich jetzt schnell selber, dann ist es wenigstens erledigt!”)
- Es fanden viel zu viele Meetings statt und diese waren bei weitem nicht so produktiv wie erhofft.
Was ist also der Unterschied?
Ein erfolgreicher Manager kennt seine Mitarbeiter und unterhält eine gute, professionelle Beziehung zu ihnen. Er versteht und akzeptiert die Stärken und Schwächen jedes Einzelnen und kann sie so auch individuell führen.
Eine gute Beziehung konnte ich durch die gemeinsam verbrachte Zeit aufgebauen, in der ich meinen Mitarbeitern zuhöre, mich auf sie fokussiere und ihnen eine Plattform biete, um wichtige Themen anzusprechen.
Die Lösung: der wöchentliche Check In
Wie lerne ich meine Mitarbeiter am besten kennen? Wie baue ich eine professionelle Beziehung zu meinen Mitarbeitern auf?
Durch regelmäßige 4-Augen-Gespräche. Beim wöchentlichen Check In setze ich mich mit jedem meiner Mitarbeiter einmal pro Woche zusammen und baue Vertrauen auf. Dafür nehme ich mir 30 – 45 Minuten pro Mitarbeiter und Woche Zeit – so habe ich knapp 24 Stunden pro Jahr in den Aufbau der Beziehung investiert.
Die wichtigsten Eckdaten zusammengefasst:
- Das Gespräch findet einmal pro Woche statt
- Dauer 30 – 45 Minuten
- Der Termin wird fix festgelegt und steht ab sofort für jede Woche im Kalender
- Es fällt so gut wie nie aus (Urlaub, Krankheit, Geburt eines Kindes,…)
- Ich führe es mit jedem meiner direkten Mitarbeiter
Warum ist eine Woche der perfekte Zeitabstand?
Eine Woche ist ein überschaubarer Zeitraum: Meine Mitarbeiter wissen was sie in der Woche machen und können ihre Aufgaben besser planen. Sie haben einen fixen Termin im Kalender, an dem ich Zeit für sie habe und können sich gut auf das Gespräch vorbereiten.
Was bringt das Check In für die Beziehung?
Ich kann eine professionelle Beziehung zu jedem aufbauen, der direkt mit mir arbeitet. Durch den fixen Termin bin ich verlässlich und verbindlich, durch die Einhaltung meiner Versprechen sehen Mitarbeiter, dass sie sich auf mich verlassen können. Sie fühlen sich ernstgenommen und wissen, dass ich mir Zeit für sie nehme und mir ihre Meinung und unsere professionelle Beziehung wichtig ist.
Was ändert sich in meinem Unternehmen durch die Check In?
Es wird weniger zwischen Tür und Angel besprochen: Meine Mitarbeiter wissen, dass sie einmal pro Woche in einem direkten Gespräch ihre Anliegen gesammelt vorbringen können. Dadurch kehrt auch eine deutliche Ruhe in den Arbeitsalltag ein und das Team kann produktiver arbeiten.
Ich kann den Großteil meiner Managementaufgabe durch die Check Ins gebündelt an einem Tag erledigen. Ich schaffe mir größere zusammenhängende Zeitblöcke in denen ich an meinem Unternehmen arbeiten kann.
Zusätzlich sind Check Ins keine Raketenwissenschaft: Es ist einfach zu erlernen und umzusetzen und wird trotzdem unglaubliche Auswirkungen auf dein Team und das Unternehmen haben.
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